Y-a-t-il des bonnes astuces pour la gestion du temps ?

Comment gagner du temps ? La course à la 25ème heure est le lot de tous. Nous courrons pour gagner du temps, être plus efficace, plus productif. Nous avons plein d’objectifs et essayons de tous les réaliser.
Aussi de nombreuses méthodes de gestion du temps sont apparues pour nous aider.

Dans son dernier livre « Priorité aux priorités » Stephen Covey donne un bon résumé de l’ensemble des méthodes disponibles en les classant en trois générations. Je vais vous donner un topo là-dessus, ça devrait vous servir en tant qu’entrepreneur 😉

Les trois générations de méthodes de gestion du temps

La méthode de l’aide-mémoire ou LA LISTE

Cette méthode immémoriale répond à un objectif simple et essentiel : ne rien oublier ! Les anglo-saxons appellent ces listes de choses à faire les TO DO list; je le rappelle car on voit souvent l’anglicisme fleurir dans de nombreux outils ou applications.

Les avantages des listes :

• bonne capacité d’adaptation et souplesse
• écoute de l’entourage et ajout de tâches en tant que de besoin
• simplicité d’emploi
• possibilité de consigner rapidement toutes les idées qui viennent de choses à faire

Les inconvénients des listes :

• pas de structure pour organiser
• risque d’engagements non respectés car il n’y a pas de délais ou de rendez-vous
• surcharge permanente
• priorité des urgences en restant sur le court terme

La méthode planificatrice de la gestion du temps

Dans cette approche on introduit la notion du temps. Certes j’ai beaucoup de choses à faire, mais quand vais-je les faire ? On gère ses tâches avec des calendriers pour tout programmer de façon réaliste afin de ne pas traîner cette liste infinie qui n’est jamais achevée et que l’on reporte jour après jour (mauvais pour le moral !). L’outil de base est donc dans ce cas le calendrier.

Les avantages des plannings :

• vigilance sur la tenue des dates limites
• planification plus efficace permettant d’atteindre plus d’objectifs
• travail collectif facilité

Les inconvénients des plannings :

• l’ordre du jour passe avant le relationnel
• trop de “devoirs” et pas assez de désirs personnels
• tout ce qui n’est pas planifié passe pour une entrave : les autres par exemple, désirs des proches etc.
• les priorités sont … les points à l’ordre du jour

La planification priorisée de la gestion du temps

Par rapport aux méthodes de la génération précédente, on ajoute à la gestion des quantités, les arbitrages par qualité. Quelles sont mes valeurs, mes priorités, mes objectifs à court, moyen et long terme ? Et comment dois-je arbitrer pour planifier convenablement ? Le plus connu des outils est la matrice d’Eisenhower qui croise l’urgent et l’important. Mais il y a bien d’autres outils à manier pour établir ses priorités personnelles.

Les avantages de la méthode :

• développe le sens de l’engagement et des résultats
• valorisation des priorités et des objectifs
• travail sur mes valeurs
• augmente la productivité et l’efficacité
• meilleure organisation de sa vie

Les inconvénients de la méthode :

• sentiment de tout maîtriser
• tendance à prioriser le court terme
• manque de perspective sur les choses plus fondamentales
• culpabilisation et surcharge
• insuffisante prise en compte de mes besoins personnels

En fait, la solution est une quatrième génération de méthode de gestion du temps

Ce qui est sympathique chez les américains c’est qu’ils n’ont pas de problème à se remettre en question, même publiquement, et à faire leur autocritique quand c’est nécessaire. Covey a été un des promoteurs des méthodes de troisième génération, dont la plus emblématique pour moi est celle de David Allen dite GTD (Getting Things Done = pour obtenir que les choses à faire se fassent). Et dans ce livre il critique cette troisième génération de gestion du temps en développant le thème de l’interdépendance déjà présent dans sa méthode célèbre.

En fait, il propose une critique plus paradigmatique que méthodologique, en expliquant en quoi cette troisième génération de méthode de gestion du temps s’appuie sur de mauvais principes. C’est très intéressant car cela concerne particulièrement les entrepreneurs qui partagent indiscutablement ces valeurs nécessaires mais dangereuses aussi.

Les fausses bonnes valeurs de l’entrepreneur

• La Maîtrise

Le Paradigme, le principe de fond de l’excellente méthode de troisième génération : c’est tout organiser, ne rien laisser au hasard, être focalisé sur l’atteinte de résultats.

Cette éthique de responsabilité et d’engagement sont indissociables de l’esprit entrepreneurial, et fort justement. Cependant, ce type d’approche peut mener au burn-out. Car nous pouvons maîtriser tout ce que nous faisons, mais … pas les résultats de nos actions, car beaucoup d’autres facteurs que nous ne maîtrisons pas entrent en ligne de compte : les concurrents, la règlementation, l’évolution des technologies, etc. C’est l’image de l’archer qui peut maîtriser son geste de tir, mais pas l’atteinte de la cible : un coup de vent inopiné et le tir parfait tape à côté.

• L’Efficacité

Les méthodes de troisième génération maximisent l’efficacité et augmentent la productivité. J’ai beaucoup gagné personnellement quand j’en ai mis en œuvre. Mais si vous courrez très fort dans une mauvaise direction, cela peut être inefficace. De surcroît, l’efficacité ne règle pas tout, loin s’en faut: essayez d’être efficace avec votre conjoint, votre fils de 16 ans ou un collègue quand il s’agit d’un problème éminemment affectif, comment cela va-t-il se passer ? “Je comprends, c’est vraiment important, je te propose que l’on en parle jeudi à 16H” “Ok parlons-en maintenant, je te propose que l’on se donne 20 minutes, c’est ce dont je dispose dans mon emploi du temps chargé d’aujourd’hui”…

Allez ! je suis sûr que vous voyez le tableau d’ici, pas besoin d’essayer ! (d’ailleurs c’est sûrement déjà arrivé : “Oui, Oui, je sais, il faut qu’on en parle, mais là, ce n’est vraiment pas le moment, tu sais bien que …”)

• Les Valeurs

Les méthodes de développement personnel parlent souvent de cette notion sans qu’elle soit clairement explicitée. Car quand on essaye de définir ses valeurs, ou ce sont des notions trop abstraites et pas opérationnelles (être bon avec les autres, aller au bout de mes capacités, être intègre, …) ou ce sont des valeurs de réussite trop concrètes (statut, reconnaissance sociale, gloire, …). Mais, dans beaucoup de cas, des valeurs d’alignement à des notions plus universelles sont oubliées; en fait, nos valeurs formulées sont souvent trop attachés à notre petit moi, à notre ego, alors que les choses qui vont nous procurer bonheur et sentiment de réussite sont plus naturelles voire spirituelles.

• L’Accomplissement

L’avantage mais aussi l’inconvénient des méthodes de gestion du temps très abouties, c’est qu’elles sont très orientées résultat: l’important, c’est que vous réalisez. Et cela peut contribuer à se bagarrer contre tout ce qui s’oppose à la réalisation de nos objectifs. Les autres même, peuvent être considérés comme des obstacles s’ils ne permettent pas l’atteinte de ces objectifs. Ou au contraire, ils peuvent être instrumentalisés dans l’atteinte de nos résultats visés.

Avoir cette vision transactionnelle des rapports à autrui est très dommageable à la qualité de notre vie, car la qualité de nos rapports avec les autres est ce qui peut nous donner les meilleures satisfactions dans la vie, mais en plus, cela peut détruire nos relations car la qualité de nos rapports aux autres va se dégrader.

• Le Temps

La gestion du temps ne s’intéresse qu’aux quantités, alors que les qualités de temps sont bien plus importantes pour vivre un sentiment de plénitude et de sérénité. Il faut aussi savoir saisir les temps magiques quand ils se présentent.

Oui, je sais, vous voulez rentrer rapidement au bureau après ce rendez-vous, tellement de choses encore à faire. Mais ce champ de blé en herbe sur le bord de la route d’un jaune lumineux, qui est peuplé de coquelicots rouges vifs ? Et si vous vous arrêtiez juste 5 minutes pour le contempler en respirant profondément, pleinement conscient du bonheur d’être vivant ? Vous pourriez même ramasser quelques brins à offrir à une personne chère avec laquelle vous voudriez partager ce moment de plénitude que vous avez vécu…

• Honnêtement, ces 5 minutes de contemplation vont-elles ruiner votre journée de travail ?
• Honnêtement, à quand remonte la dernière fois que les avez prises dans une situation similaire ?
• Honnêtement, même à supposer que vous jouissiez plus longtemps de ce cadeau, est-ce que l’énergie que vous allez en retirer ne va pas surpasser en bénéfice le temps d’activité en moins que vous aurez aujourd’hui ?

humm ! cela me donnerait presque envie d’interrompre l’article et de marcher un peu dans le jardin 😉

Pour ceux qui veulent aller plus loin dans cette notion, cela relève des concepts de temps Chronos et de temps Kairos formulés par les philosophes grecs.

Alors que propose Stephen Covey ?

La quatrième génération de méthode de gestion du temps

Sans balayer toutes les méthodes efficaces qui relèvent de la troisième génération, il s’agit de prendre en compte quatre besoins fondamentaux quand on fixe ses objectifs et quand on applique son système de gestion du temps.

Nos besoins physiques

On le sait tous, mais on ,’en tient pas suffisamment compte dans nos plannings, toute notre efficacité repose d’abord sur une bonne condition physique. Donner du temps à l’exercice physique est non seulement bon pour notre santé, mais aussi pour notre lucidité et notre moral.

Nos besoins sociaux

On l’a rappelé, la qualité de nos relations avec les autres, notamment avec nos proches est essentiel à notre sentiment de bien-être et de réussite. Qui, sur son lit de mort, pourrait regretter de ne pas avoir passé assez de temps au bureau ?

Nos besoins intellectuels

L’être humain est littéralement construit pour apprendre, élargir ses horizons, développer ses compétences. Cela s’impose encore plus à moi quand je regarde jouer ma fille qui n’a pas un an et n’arrête pas de prendre et manipuler tout ce qu’elle voit pour développer son apprentissage, savoir faire plus de choses, expérimenter de nouveaux gestes, de nouveaux effets, …

Si vous êtes sur ce site dédié à la formation des entrepreneurs, vous en êtes déjà convaincu ! D’ailleurs l’entrepreneuriat est déjà en soi un apprentissage de vie. On nous conditionne en France à penser que l’eau du grand bain de l’entrepreneuriat est plus froide que le petit bassin douillet du salariat. Peut-être. C’est pourquoi, on y va parfois par choix mais souvent par obligation. Mais, quand on se met à nager, faire des grandes longueurs, quel sentiment de liberté et d’expression de notre corps, et nos mouvements rendent vite la température indifférente ! Bien sûr, ça, c’est pour ceux qui ont appris à bien nager 😉 Si vous ne vous formez pas correctement à l’entrepreneuriat, que vous vous disiez que vous apprendrez sur le tas, ou que vous avez suivi des formations faites par des gens qui n’ont jamais été entrepreneurs et récitent des choses livresques, alors oui, vous pouvez, au pire, vous noyer ou, au mieux, boire souvent la tasse, ou en tout cas nager stressé de boire la tasse. C’est pourquoi j’ai intitulé mon programme complet “Entreprendre Sans Risques”.

L’entrepreneuriat est donc aussi une opportunité d’apprentissage et de développement personnel.

Nos besoins spirituels

Covey ne veut pas parler de religion, mais du besoin de chaque humain de donner un sens à sa vie, de se sentir relié à d’autres choses que la vie concrète de son quotidien, d’être en harmonie avec des valeurs que l’on trouve dans toutes les civilisations humaines de façon transversale et au-delà des différentes expressions religieuses.

Pratiquement, cela veut dire savoir consacrer du temps à cette dimension, comme notre temps d’arrêt dans le champ de blé et de coquelicots, mais aussi avoir des activités et agissements qui sont alignés avec des valeurs profondes que nous avons. C’est ce qui va donner un sentiment d’alignement dans son quotidien. Comme quand on sent que les choses sont évidentes, naturelles, justes et pas chaotiques et pleines d’adversité.

Une vidéo sélectionnée sur notre manière de ne pas gérer le temps, extrait de Eric-Jean Garcia sur Xerfi